プライバシーポリシー

当社及び当社の関係会社（以下、「当社グループ」という）は、お客様等の個人情報の重要性を深く認識し、お客様等からご提供いただいた個人情報を適正に取扱い、その保護の徹底を図ることを当社グループの社会的責務であると考えており、「個人情報の保護に関する法律」（平成15年法律第57号。「個人情報保護法」）に基づく個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、本プライバシーポリシーを定めます。

1 個人情報取扱事業者の名称・住所・代表者の氏名

The ROOM4D株式会社
〒106-6115 東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー
代表取締役社長 酒巻 隆治
代表取締役COO 戸嶋 龍哉

The ROOM Door株式会社
〒106-6115 東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー
代表取締役 砂田 顕彦

Data POP株式会社
〒106-6115 東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー
代表取締役 酒巻 隆治

2 個人情報の取得・利用

当社グループは、個人情報を取得する際には、利用目的を公表または通知し（本指針による公表を含む。）、また、直接ご本人様から契約書その他の書面（電磁的記録を含む）に記載された個人情報を取得する場合にはあらかじめ利用目的を明示し 、適法かつ公正な手段によって取得いたします 。当社グループは、利用目的の達成に必要な範囲内で 、適正に個人情報を利用いたします。また当社グループは、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しません。

3 個人情報とは

お客様等の個人情報とは、氏名、住所、生年月日、電話番号、Eメールアドレス等の、特定のお客様等個人を識別することができる情報をいいます。

4 個人情報のご提供について

お客様等は、個人情報を開示されなくても、”https://the-room.company” のURLで表示される当社ウェブサイト上のほとんどのサービスをご利用になることができます。また、個人情報を当社グループに提供することを希望されない場合、お客様等はご自身の判断により、個人情報のご提供を拒否されることもできます。但し、特定のサービスにつきましては、お客様等からの個人情報をご提供いただけない場合、ご利用になれない場合がありますのでご了承ください。 当社グループでは、お客様等から個人情報をご提供いただく際には、あらかじめその目的を明示させていただき、その目的の達成に必要な範囲内で個人情報をご提供いただきます。

5 個人情報の利用について

お客様等からご提供いただきました個人情報は、以下の目的およびお客様等との連絡手段以外には利用いたしません。

(1)お客様（法人のお客様の場合はその役職員の皆様）に関する個人情報

【利用目的】

• 当社グループの新サービスのお知らせのため
• 各種キャンペーン、展示会、セミナーなどのお知らせのため
• アンケートのお願いのため
• 当社グループの取扱いサービスに関するお問い合わせ・ご依頼への対応のため
• マーケティング統計作成時の基礎資料のため
• プライバシーポリシーや本方針等の変更・改定に関するお客様へのご通知・その他お問い合わせのため
• ご依頼、お問合せ、ご相談、苦情、サポート等への対応のため
• 本人確認・個人認証のため
• ユーザーのサービスの利用の状況等に関する情報を分析してサービスの改善・向上を図るため
• サービスを悪用した不正アクセス等の不正行為の調査・検出・予防・対応のため

(2) お取引・協力会社様（法人のお客様の場合はその役職員の皆様）に関する個人情報

【利用目的】

• 業務上必要なご連絡、契約の履行、商談等のため
• 取引先情報の管理のため

(3)株主様（株主様が法人の場合はその役職員の皆様）に関する個人情報

【利用目的】

• 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため
• 各種法令に基づく記録作成など株主様の管理のため

(4) 採用・募集活動応募者様に関する個人情報

【利用目的】

• 採用・募集活動応募者様への連絡・情報提供、その他採用・募集活動に必要な利用のため

(5) 従業員の皆様に関する個人情報

【利用目的】

• 業務連絡のため
• 報酬（賃金・賞与・諸手当等）支払い、人事・労務管理の履行、福利厚生の提供のため
• 健康管理のため

お客様等から個人情報をご提供いただく際に当社グループが明示した目的の範囲を超えて、お客様等の個人情報を利用する必要が生じた場合は、個人情報保護法第18条第3項各号に定める場合を除き、事前にお客様等にその目的をご連絡の上、お客様等の同意を取得いたします。新たな目的にご同意いただけない場合には、お客様等ご自身の判断により、かかる目的への個人情報の利用を拒否することができます。

6.個人情報の第三者への非開示について

1. 当社グループは、お客様等からご提供いただきました個人情報を、次のいずれかの場合を除いては、あらかじめお客様等の同意を得ないで、第三者に対して開示いたしません。

(1) お客様等に明示した利用目的を実現するために、事前に当社の関係会社や業務委託先等に必要な範囲で開示する場合。
(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合。
(3) 下記第7条の共同利用者の範囲に掲げる者に対して提供する場合
(4) お客様等個人を特定できない状態に加工した統計情報として利用する場合。
(5) 法令等により開示を求められた場合。
(6) 人の生命、身体または財産等の重大な利益を保護するために緊急に必要な場合。
(7) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
(8) 国または地方公共団体などが法令の定める事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(9) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）

2.第1項の定めにかかわらず、当社グループは、第1項各号のいずれかに該当する場合を除くほか、外国（個人情報保護法第28条に基づき個人情報保護委員会規則で指定される国を除きます。）にある第三者（個人情報保護法第28条に基づき個人情報保護委員会規則で指定される基準に適合する体制を整備している者を除きます。）に個人情報を提供する場合には、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得るものとします。

3. 第2項に基づき外国にある第三者への提供につき本人の同意を得る場合、以下の事項について本人に情報を提供するものとします。但し、第1号の事項が特定できない場合、第1号及び第2号の事項に代えて、第1号の事項が特定できない旨及びその理由、並びに当該事項に代わる本人に参考となるべき情報があれば当該情報を提供するものとします。
(1) 当該外国の名称 (2) 当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報 (3) 当該第三者が講じる個人情報の保護のための措置に関する情報（当該情報を提供できない場合は、その旨及びその理由）

7.個人情報の共同利用について

当社グループは、お客様等の個人情報を次のとおり共同利用させていただきます。

(1) 個人情報の項目

お客様等の住所・氏名・郵便番号・電話番号・FAX番号・メールアドレス

(2) 共同利用者の範囲

The ROOM4D株式会社
The ROOM Door株式会社
Data POP株式会社

(3) 利用目的

お客様等の個人情報は上記５の利用目的の範囲内で共同利用いたします。

(4) 個人情報の管理について責任を有する会社の名称・住所・代表者氏名

The ROOM4D株式会社
〒106-6115 東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー
代表取締役社長 酒巻 隆治
代表取締役COO 戸嶋 龍哉
共同利用についてのお問い合わせは下記にお願いします。

個人情報保護相談窓口 担当 経営管理部

【連絡先】
〒106-6115 東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー
TheROOM4D株式会社 経営管理部　個人情報保護相談窓口
電話番号 03-6805-0100
受付時間 月曜～金曜（祝日、年末年始は除く）
10時～12時、13時～19時

8.個人情報の安全管理について

当社グループは、お客様等からご提供いただきました個人情報は適切かつ慎重に管理し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等を防止するために必要かつ適切な対策を実施いたします。当社グループの個人データに関する具体的な安全管理措置の内容は、以下の通りです。

9.個人関連情報の第三者提供

当社グループは、第三者が個人関連情報（個人情報保護法第2条第7項に定めるものを意味し、同法第16条第7項に定める個人関連情報データベース等を構成するものに限ります。以下同じ。）を個人情報として取得することが想定されるときは、第6条第1項第5号から第9号までの各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供しません。
(1) 当該第三者が当社グループから個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人情報として取得することを認める旨の本人の同意が得られていること。
(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他本人に参考となるべき情報が本人に提供されていること。

10.個人情報の確認、訂正、削除等について

お客様等からご提供いただきました個人情報について、お客様等ご自身が確認、訂正または削除等を希望される場合には、お客様等に対する下記第12条の窓口までご連絡ください。第三者による個人情報の改ざんを防止する為、ご連絡いただいた方がお客様等ご自身であることを当社グループにて確認できた場合に限り、合理的な範囲で対応させていただきます。また、本プライバシーポリシーに関してご質問がある場合や権利行使される場合も､下記第12条の窓口にご連絡ください｡

11.Cookie（クッキー）その他の技術の利用

1. 本ウェブサイトを利用するお客様の情報を、コンピュータやアプリケーションソフト上で記録管理する技術を「クッキー（Cookie）」といいます。本ウェブサイトは、お客様が一層便利にご利用いただけるように、クッキーを使用しています。
2. 当社サイトでは、お客様の当社サイトの訪問状況を把握するためにGoogle 社のサービスであるGoogle Analyticsを利用しています。当社のサイトでGoogle Analyticsを利用しますと、当社が発行するクッキーをもとにして、Google 社がお客様の当社サイトの訪問履歴を収集、記録、分析します。当社は、Google 社からその分析結果を受け取り、お客様の当社サイトの訪問状況を把握します。 Google Analyticsにより収集、記録、分析されたお客様の情報には、特定の個人を識別する情報は一切含まれません。また、それらの情報は、Google社により同社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。お客様は、ブラウザのアドオン設定でGoogle Analyticsを無効にすることにより、当社のGoogle Analytics利用によるご自身の情報の収集を停止することも可能です。 Google Analyticsの無効設定は、Google社によるオプトアウトアドオンのダウンロードページで 「Google Analyticsオプトアウトアドオン」をダウンロードおよびインストールし、ブラウザのアドオン設定を変更することで実施することができます。なお、お客様がGoogle Analyticsを無効設定した場合、お客様が訪問する本サイト以外のウェブサイトでもGoogle Analyticsは無効になりますが、お客様がブラウザのアドオンを再設定することにより、再度Google Analyticsを有効にすることも可能です。 Google Analyticsの利用規約に関する説明についてはGoogle Analyticsのサイトを、Google社のプライバシーポリシーに関する説明については同社のサイトをご覧下さい。

＜Google Analyticsの利用規約＞
http://www.google.com/analytics/terms/jp.html

＜Googleのプライバシーポリシー＞
http://www.google.com/intl/ja/policies/privacy/

＜Google Analyticsオプトアウトアドオン＞
https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=ja

12.窓口

当社グループにおける個人情報の取扱いに関するご質問やご苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

個人情報保護相談窓口 担当 経営管理部

【連絡先】
〒106-6115
東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー
TheROOM4D株式会社 経営管理部　個人情報保護相談窓口
電話番号 03-6805-0100
受付時間 月曜～金曜（祝日、年末年始は除く）
10時～12時、13時～19時

13.漏洩時の報告

当社グループは、当社グループの取り扱う個人情報の漏洩、滅失、毀損等の事態が生じた場合において、個人情報保護法の定めに基づき個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を要する場合には、かかる報告及び通知を行います。

14.当社グループの姿勢

当社グループでは、お客様等の個人情報の保護に関する日本の法令および規範（個人情報保護法その他の法令及び個人情報保護委員会のガイドラインその他のガイドラインを含む。）を遵守するとともに、本プライバシーポリシーの内容を適宜見直し、継続的な改善に努めてまいります。

2021年 7月1日 制定
2022年 5月1日 改定
2022年 7月1日 改定
2022年11月1日 改定